Функции: СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СЧЁТ

Выручку магазина за шесть месяцев можно сложить плюсами, перечислив каждую ячейку:

=B2+B3+B4+B5+B6+B7

Работает, но формула растёт с каждой строкой. Выручка за год потребует двенадцать адресов, а за пять лет шестьдесят.

Для таких задач в Excel есть функции: готовые действия с названием. Функция СУММ складывает все числа диапазона, и та же выручка за полгода считается короче: =СУММ(B2:B7).

Название и аргументы

У функции есть название и аргументы: то, с чем она работает. Аргументы пишут в скобках после названия.

Если аргументов несколько, их разделяют точкой с запятой, а не запятой: в русском Excel запятая отделяет дробную часть числа.

Несколько диапазонов нужны, когда среди чисел стоит то, что складывать нельзя. Например, под мартом в таблице уже посчитан итог квартала. Формула =СУММ(B2:B4;B6:B8) сложит месяцы и пропустит эту строку, иначе квартал попадёт в сумму дважды.

Печатать функцию целиком не обязательно. Когда вы набираете название после =, Excel показывает список подходящих функций, и нужную можно выбрать в нём. Диапазон в скобках удобно не печатать, а выделить мышью: наберите =СУММ( и протяните по ячейкам.

Для суммы есть и кнопка: выделите ячейку под столбцом чисел, на вкладке «Формулы» нажмите «Автосумма» и выберите «Сумма». Excel сам впишет СУММ и подберёт диапазон над ячейкой, останется нажать Enter. Попробуйте на листе выше: очистите B8 и посчитайте итог кнопкой.

Следите, чтобы ячейка с итогом не попала в собственный диапазон. Формула =СУММ(B2:B8) в ячейке B8 пытается сложить сама себя, и Excel посчитать её не сможет.

Пять функций на каждый день

Кроме СУММ, чаще всего нужны ещё четыре функции: СРЗНАЧ, МИН, МАКС и СЧЁТ. Все пять записываются одинаково: название и диапазон в скобках. Меняется только название, и от него зависит, что функция возьмёт из одного и того же столбца:

Обычный заказ: МЕДИАНА

Среднее легко сдвинуть одним большим числом. В интернет-магазине за утро семь заказов, и один из них оптовый. СРЗНАЧ в B10 насчитала средний заказ в 8 629 ₽, хотя дороже 3 000 ₽ только один заказ из семи. Обычный заказ точнее показывает функция МЕДИАНА:

Медиана — число ровно посередине, если выстроить заказы от меньшего к большему: здесь это 2 100 ₽, три заказа дешевле и три дороже. Оптовый заказ для медианы просто самый дорогой, и неважно, 48 000 ₽ в нём или миллион. Если чисел чётное количество, медиана равна среднему двух чисел посередине.

Не самое большое, а второе: НАИБОЛЬШИЙ и РАНГ

МАКС находит только первое место. Если директор просит тройку лучших продаж, нужна функция НАИБОЛЬШИЙ. У неё два аргумента: диапазон и номер по величине. Формула =НАИБОЛЬШИЙ(B2:B7;2) вернёт вторую по величине продажу. НАИМЕНЬШИЙ устроена так же, только считает от самого маленького числа: с номером 1 она вернёт то же, что МИН.

Обратный вопрос, какое место у каждого менеджера, решает РАНГ. Её аргументы: число и диапазон, с которым его сравнить. Самое большое число получает место 1.

Обе формулы пишут один раз и протягивают, поэтому диапазон в них закрепляют знаками доллара: $B$2:$B$7. Такой адрес называется абсолютной ссылкой, при протягивании он не съезжает. Продажи в B2 и номер места в A10 пишут без долларов, им как раз нужно сдвигаться на следующую строку:

=НАИБОЛЬШИЙ($B$2:$B$7;A10)

=РАНГ(B2;$B$2:$B$7)

Текст функции пропускают

Функции считают только числа, а текст в диапазоне пропускают. Поэтому число, сохранённое как текст, незаметно выпадает из итога, и сумма выходит меньше настоящей.

Поймать такую ячейку помогает СЧЁТ: если месяцев шесть, а СЧЁТ вернул 5, одна выручка сохранена как текст. Найдите её и введите число заново:

СЧЁТ считает только числа. Чтобы посчитать все заполненные ячейки, и с текстом тоже, нужна функция СЧЁТЗ. Например, сколько покупателей оставили отзыв: СЧЁТ по столбцу отзывов вернул бы 0, ведь чисел в нём нет.