Сортировка и фильтр

Таблицу заказов редко читают строку за строкой. Обычно к ней приходят с вопросами. Какие три заказа самые крупные? Сколько заказов пришло из Москвы и на какую сумму? Искать ответ глазами долго, и легко что-то пропустить. На первый вопрос за пару щелчков ответит сортировка, на второй фильтр.

Сортировка

Сортировка расставляет строки по значениям одного столбца. Щёлкните по любой ячейке этого столбца и на вкладке «Данные» нажмите «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Строка при сортировке переезжает целиком: номер заказа, город и менеджер остаются рядом со своей суммой, а заголовки стоят наверху. После сортировки по убыванию три верхние строки и есть ответ на первый вопрос: заказы 1007, 1001 и 1003.

По возрастанию числа идут от меньшего к большему, а текст по алфавиту, от А до Я. По убыванию порядок обратный.

Выделять весь столбец не нужно, хватит одной ячейки: Excel сам найдёт границы таблицы. Таблицей он считает строки, которые идут подряд. Если посреди таблицы окажется пустая строка, Excel отсортирует только ту часть, где стоит выделенная ячейка. Поэтому пустых строк внутри таблицы лучше не оставлять.

Исходный порядок

Сортировка переставляет строки по-настоящему, и кнопки «вернуть как было» у неё нет. Сразу после сортировки её отменит Ctrl + Z, на Mac ⌘ + Z.

Если время упущено, исходный порядок вернёт сортировка по столбцу, где он записан. В таблице заказов это столбец «Заказ»: отсортируйте его по возрастанию, и заказы снова встанут от 1001 до 1010.

Фильтр

Фильтр ничего не переставляет и не удаляет, а прячет лишние строки. Они вернутся, как только фильтр снимут.

Чтобы включить фильтр, щёлкните по ячейке таблицы и на вкладке «Данные» нажмите «Фильтр». В каждом заголовке появится кнопка со стрелкой. Нажмите стрелку нужного столбца, оставьте галочки только у нужных значений и нажмите «ОК».

На листе ниже так уже оставлены заказы из Москвы:

Включённый фильтр легко узнать:

• номера строк стали синими и идут с пропусками;
• на кнопке в заголовке «Город» вместо стрелки значок воронки;
• под листом написано, сколько строк осталось: «Найдено записей: 4 из 10».

Сумма в строке состояния считает только видимые строки. Получается 27 800 ₽ на четыре московских заказа, и это ответ на второй вопрос.

Чтобы снять фильтр с одного столбца, нажмите его стрелку и выберите «Удалить фильтр». Кнопка «Фильтр» на вкладке «Данные» снимает фильтр со всей таблицы: стрелки пропадут, и все строки вернутся.

Условие для чисел

Галочки удобны для текста: отметить нужные города или менеджеров. Для чисел лучше условие, например «больше 5000». Чтобы его задать, нажмите стрелку в заголовке столбца «Сумма», выберите «Числовые фильтры» → «больше» и введите 5000.

Разница видна, когда в таблицу добавляют новые данные. Ниже фильтр уже настроен галочками. Добавьте в таблицу новый крупный заказ, а потом замените галочки условием.

Фильтры в разных столбцах складываются. Если в столбце «Город» оставить Москву, а в столбце «Сумма» задать «больше 5000», на листе останутся только крупные заказы из Москвы.

Включённый фильтр легко забыть. Если в таблице вдруг не хватает строк, посмотрите на номера слева: синие номера с пропусками значат, что фильтр ещё стоит. Снимите его кнопкой «Фильтр» на вкладке «Данные», и все строки вернутся.